Redenen om te investeren in video conferentie systemen en aandachtspunten voor de evaluatie
Bent u bekend met video conferentie systemen? Wat zijn de redenen om erin te investeren? Waarop moet worden gelet bij deze keuze? Dit artikel geeft u een gedetailleerd overzicht van waarom en hoe u deze aankoopbeslissingen kunt maken.
Deze blogpost biedt een diepgaande gids over hoe u videoconferentiesystemen kunt analyseren om te bepalen wat het beste bij uw bedrijf past. Het bespreekt de verschillende soorten video conferentie systemen die beschikbaar zijn en de selectiecriteria waarmee rekening moet worden gehouden. Ook wordt uitgelegd hoe u de apparatuur optimaal kunt benutten om een videoconferentie tot een succes te maken.
Vijf redenen om te investeren in video conferentie systemen voor uw bedrijf:
Videoconferencing en hybride werken staan de laatste tijd erg in de spotlights, en dat is niet voor niets. Welke voordelen biedt deze trend van videoconferenties? Wat zijn de voordelen van deze technologieën?
1. Productiviteit
Productiviteit staat centraal in elke werkomgeving. Wanneer we het hebben over productiviteit op de werkplek, bedoelen we meestal de hoeveelheid werk die in een specifieke werkomgeving gedurende een bepaalde tijd wordt voltooid. Theoretisch zou de productiviteit maximaal moeten zijn wanneer een bedrijf volledig operationeel is en op capaciteit werkt.
Efficiëntie op de werkplek is het vermogen om met zo weinig mogelijk middelen en onnodige kosten een maximale output en een zo hoog mogelijke kwaliteit te bereiken.
Maar wat onderscheidt productiviteit van efficiëntie?
Efficiëntie meet hoe effectief een bepaalde reeks middelen wordt gebruikt om een bepaald goed of een bepaalde dienst te leveren. Met productiviteit wordt gemeten hoeveel output met die middelen wordt gecreëerd. Efficiëntie richt zich op hoe middelen worden gebruikt, terwijl productiviteit zich richt op waarvoor die middelen worden gebruikt.
Hoe verbetert videoconferentie de productiviteit?
Video meetings zijn een goede manier om op afstand te communiceren en samen te werken. Het kan zijn dat u thuis productiever bent of toevallig veel reist. Met online vergaderingen kunt u overal en altijd werken, u heeft enkel een camera, microfoon en laptop nodig. Samenwerken op afstand maakt ook meer flexibiliteit mogelijk: u kunt uw tijd indelen zoals u dat wilt en minder tijd verspillen aan het reizen van en naar uw werkplek. Multitasking kan een geweldige manier zijn om extra taken, zoals klusjes, in te plannen tijdens werktijd. Begin bijvoorbeeld rond lunchtijd met de was, zodat die klaar is als u klaar bent met werken. Zo kunt u van uw weekenden genieten en meer tijd doorbrengen met de mensen van wie u houdt.
Het is essentieel dat we de meest geschikte en moderne technologieën voor uw kantoor aan huis leveren, nu werken op afstand is genormaliseerd en in de meeste kantoren is ingevoerd. Aangepaste thuiswerkoplossingen verbeteren de camera-, audio- en beeldkwaliteit van uw vergaderingen en verminderen de installatie- en aansluittijd. Bekijk onze thuiswerkbundels en rust uw thuiskantoor uit met een nieuwe camera of microfoons.
Werken op afstand wordt gemakkelijker met de oplossingen van Logitech. Bijvoorbeeld met hun pc-webcams met full HD-resolutie camera en eenvoudige aansluiting, of andere accessoires.
2. Samenwerking
Samenwerking is het proces van werken met een team van mensen om een gemeenschappelijk doel op de werkplek te bereiken. Om een gewenst resultaat te bereiken, zijn samenwerking, open communicatie en de bereidheid om hulpmiddelen en ideeën uit te wisselen vereist.
Wie zei dat u niet met uw teams kon communiceren? Communicatie op afstand zorgt voor meer samenwerking op en buiten de werkplek. Of u nu op afstand of op kantoor werkt, u kunt altijd contact opnemen met uw collega’s alsof u oog in oog staat.
De EXPAND Vision 3T van EPOS is een voorbeeld van een professionele en zeer uitgebreide videoconferentiebundel voor betere vergaderingen. Met een luidspreker, een videobalk en een afstandsbediening is uw camera- en audiokwaliteit verzekerd. Lees hier meer over de EPOS Expand Vision Range!
Een betere organisatie
U kunt gebruik maken van de tools die u ter beschikking staan vanuit online software en conferentieplatforms. Deel uw scherm, uw bestanden of elk hulpmiddel dat u nodig hebt dankzij gebruikersgerichte platformen en verbeter de samenwerking binnen uw team. Met de mogelijkheid om de agenda’s van al uw collega’s te zien, kunt u gemakkelijker vergaderingen regelen en organiseren. U hoeft geen tijd meer te verspillen aan het vinden van een ruimte voor een teambijeenkomst. Bovendien wordt de samenwerking met medewerkers over de hele wereld vereenvoudigd met meer flexibiliteit wat betreft de aanpassing aan verschillende tijdzones, aangezien u uw agenda kunt aanpassen.
Met de Barco Clickshare draadloze presentatie knoppen maakt u van uw vergaderingen interactieve presentaties. Met dit eenvoudige systeem kunt u inhoud delen zonder voorafgaande installatie. Als u meer wilt weten over draadloze videoconferenties, bekijk dan hier ons blogartikel over de Barco ClickShares.
3. Betrokkenheid
Online vergaderen verhoogt de betrokkenheid door een interactieve ervaring te bieden die mensen face-to-face samen brengt en de hindernissen wegneemt die vaak voorkomen bij communicatie op afstand. Dit bevordert sterkere relaties, stimuleert een actievere deelname en vergroot het vertrouwen tussen de deelnemers. Een ander voordeel van videocommunicatie is dat mensen gemakkelijker informatie en ideeën kunnen uitwisselen. Een groter aantal deelnemers kan aanwezig zijn bij de meeting. U kunt bijvoorbeeld een online zakelijke sessie houden met uw hele bedrijf zonder dat u uw bureau hoeft te verlaten of een vergaderzaal hoeft te organiseren.
Hoe bevordert video conferencing betrokkenheid?
Als u vaak geïntimideerd bent door face-to-face interacties, kunnen virtuele meetings u helpen de deelname aan vergaderingen te verbeteren doordat u eindelijk het woord kunt nemen. Met de “steek uw hand op” functie kunt u aangeven wanneer u wilt spreken, waardoor de spreektijd gelijkmatiger wordt verdeeld.
Spreken voor veel mensen kan uitdagend en stressvol zijn. U kunt nu uw angst voor menigtes beperken en vrijuit spreken of naar uw aantekeningen kijken wanneer u het even kwijt bent.
U kunt uw speech ook aantrekkelijker maken met meer interactieve en aantrekkelijke displays. Bijvoorbeeld met de whiteboard functie, of de mogelijkheid om jezelf in verschillende settings te plaatsen.
4. Kostenbesparingen
Zakelijke reiskosten, zoals die voor accommodatie, eten en andere gerelateerde kosten, kunnen sterk worden verminderd door het inzetten van online meetins. Het vermindert ook de tijd weg van kantoor, waardoor werknemers productiever kunnen zijn. Bovendien maakt samenwerking op afstand langeafstands telefoontjes overbodig en vergemakkelijkt het de planning en aanwezigheid bij vergaderingen.
Lagere verbruikskosten
Online meetins verminderen het dagelijkse reizen en beperken daarmee de vervuiling en de CO2-uitstoot. De kosten van fysieke bijeenkomsten, zoals meubilair, eten en de ruimte, worden ook verlaagd. Bovendien brengen virtuele vergaderingen doorgaans lagere eigendomskosten voor videoconferentiesystemen met zich mee. Dankzij clouddiensten en abonnementsdiensten hoeft u geen dure video- en audioapparatuur aan te schaffen.
5. Veiligheid
Online samenwerking verhoogt de veiligheid doordat bedrijven kunnen communiceren met externe werknemers, klanten en leveranciers zonder gevoelige informatie vrij te geven. Bovendien is het niet nodig om daadwerkelijk te reizen, wat een veiligheidsrisico kan vormen. Bedrijven kunnen ook beheren wie toegang heeft tot hun chats en gegevens via videoconferenties, en gesprekken monitoren en opnemen. Men kan onbevoegde toegang en gegevensdiefstal heel goed beperken.
Nu u ervan overtuigd bent dat u wilt investeren in een videoconferentieoplossing voor uw bedrijf, waar moet u dan op letten bij de beoordeling van de videoconferentie systemen?
Tien dingen om op te letten bij de beoordeling van video conferentie systemen:
Vanuit een klantperspectief
- Kosten: De kosten zijn een van de allereerste dingen die elke consument in overweging neemt bij de aankoop van een product. Hier zijn de algemene kosten die u moet evalueren: de totale kosten van het bezit van deze software, de prijs nu en de mogelijke kosten op langere termijn. Neem de tijd om verschillende modellen en hun functies echt te vergelijken, en zoek naar kortingen.
- Schaalbaarheid: houd rekening met het aantal mensen en de grootte van de zaal waarvoor u de apparatuur gaat gebruiken. Grotere zalen vereisen meer audio in- en uitgangen en een hogere videokwaliteit. U wilt dat iedereen in de zaal goed in beeld is.
- Beveiliging: de veiligheid van uw gegevens is essentieel, vooral als u met gevoelige informatie werkt. Daarom moet u kijken naar solide beveiligingsfuncties.
- Gebruikerservaring: hoe gemakkelijk zijn de video conferentie systemen om mee te werken? Wie zal het gebruiken? De tools worden steeds meer gebruiksvriendelijk en consumentgericht om de gebruikerservaring te vergemakkelijken. Zoek de oplossing en de accessoires die bij uw behoeften passen.
Vanuit technisch perspectief
- Videokwaliteit: Een van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden bij het kiezen van een videoconferentiemiddel is de videokwaliteit. Een slechte videokwaliteit kan leiden tot slechte communicatie, wat misverstanden en miscommunicatie kan veroorzaken. De kwaliteit van de video is ook van invloed op de ervaring van de gebruiker, omdat gepixelde en wazige beelden vervelend kunnen zijn. Bovendien kan video van hoge kwaliteit een vergadering interessanter en effectiever maken.
- Compatibiliteit: kijk naar de compatibele conferentiesoftware en ondersteuning die u nodig heeft. Sommige samenwerkingssystemen worden geleverd met geïntegreerde vergaderplatforms en sommige hebben diverse verbindingen. Gebruikt u meestal één vergaderingsplatform of wisselt u vaak van de ene naar de andere?
- Integratie: De integratie van aanvullende programma’s en diensten met uw videoconferentie systeem kan uw productiviteit en efficiëntie verhogen. Zo kunt u moeiteloos gegevens opvragen en uitwisselen, vergaderingen starten vanuit andere apps en materiaal delen van het ene platform naar het andere. Bovendien maakt het een verbeterde gebruikersinterface mogelijk doordat u niet meer tussen programma’s en diensten hoeft te schakelen. Door uw toepassingen en diensten te integreren, kunt u gebruikers een meer uniforme ervaring bieden en ervoor zorgen dat alles goed werkt.
Vanuit een praktisch perspectief
- Mobiliteit: Bij het kiezen van online video conferentie systemen moet er rekening worden gehouden met de mobiliteit. Hierdoor kunnen gebruikers de producten gebruiken ongeacht waar ze zijn of wanneer ze deze nodig hebben. Dit is vooral cruciaal voor afgelegen teams, omdat het een betere samenwerking en productie mogelijk maakt. Ongeacht het apparaat dat ze gebruiken of waar ze zijn, iedereen kan deelnemen aan het gesprek dankzij een mobielvriendelijke oplossing.
- Netwerkvereisten: connectiviteiten en installatie kunnen een hele strijd zijn. Tegenwoordig worden de meeste conferentiesystemen geleverd met een snelle plug-and-play-aansluiting, maar u moet nagaan welke kabel u al bezit en waar deze op aangesloten wordt. Controleer of u de juiste kabellengte heeft, afhankelijk van de grootte van de ruimte.
- Ondersteuning: Bij het kiezen van een videoconferentiesysteem is ondersteuning van cruciaal belang, omdat het kan helpen garanderen dat de dienst betrouwbaar is en dat eventuele moeilijkheden of problemen gemakkelijk kunnen worden verholpen. Door advies en suggesties te geven voor een succesvol gebruik van de oplossing, kan het u ook helpen het maximale uit uw investering te halen. Ten slotte kan assistentie de zekerheid bieden dat eventuele gegevens- en beveiligingsproblemen zorgvuldig en succesvol worden aangepakt.
