Slechte audiokwaliteit op de werkvloer kan erg vervelend zijn en tijdens vergaderingen bijdragen aan een negatieve perceptie van uw bedrijf. Conferentietelefoons, ook wel vergadertelefoons genoemd, zijn ontzettend populaire communicatietools die vergaderen op afstand voor zowel grote als kleine bedrijven tot op het niveau tillen alsof u werkelijk met elkaar in één ruimte zit.
Er zijn verschillende soorten conferentietelefoons op de markt die voor verschillende vergaderingen, ruimtes en doeleinden geschikt zijn. Naast vergaderingen kunnen deze telefoons bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor sollicitatiegesprekken, presentaties en andere projecten. Wilt u ook een effectieve communicatiemanier implementeren in uw vergaderruimtes? Deze blog helpt u op weg de correcte conferentietelefoon te kiezen, zodat u probleemloos kunt communiceren op afstand.
Verschillende aansluitingen
Conferentietelefoons bestaan met verschillende aansluitingen: Analoog – VoIP – USB – Bluetooth. Welke van deze u nodig heeft, is afhankelijk van het medium waarover u belt, en in welke ruimte deze conference phone gebruikt wordt. Wij behandelen voor u elke aansluiting, zodat u precies weet waar u aan toe bent!
Analoog
Analoge conferentietelefoons worden aangesloten op de traditionele analoge telefoonlijn. Omdat VoIP (Voice over IP) vanwege zijn multi-functionaliteit gebruikelijker is, zijn analoge vergadertelefoons tegenwoordig minder populair. Echter, een analoge vergadertelefoon kan nog steeds een goede keuze zijn voor kleinere bedrijven die nog gebruik maken van analoge telefonie. U hoeft niet te investeren in nieuwe aansluitingen, en kunt de analoge vergadertelefoon op een Plug&Play manier aansluiten op uw telefoonlijn. Een tip: er bestaan hybride vergadertelefoons die zowel een analoge-als IP aansluiting hebben, zo bent u helemaal klaar voor de overstap naar VoIP in de toekomst, zonder extra kosten te maken! Voor hybride vergadertelefoons raden wij de Poly Soundstation Duo Vergadertelefoon aan.
IP of VoIP
Als u gebruik maakt van IP-telefonie of Voice over IP (VoIP), dan wordt via uw VoIP service het internet gebruikt om over te bellen. Dit heeft een aantal voordelen ten op zichte van een analoge telefoonlijn. Omdat er verbinding wordt gemaakt met het netwerk, kunt u de vergadertelefoon gemakkelijk verplaatsen. Voor grote bedrijven met verschillende vergaderruimtes kan dit een enorm voordeel opleveren, alsook voor “remote workers” die gemakkelijk via het IP adres toegang krijgen.
IP conferencing maakt uiteraard ook gebruik van de breedband internet verbinding, wat meer snelheid, en dus een betere audiokwaliteit oplevert.
Vaak zijn de kosten voor bellen over internet een stuk lager dan over de analoge telefoonlijn. Deze besparing zullen voornamelijk bedrijven voelen die vaak communiceren met mensen in het buitenland.
Wij raden de Poly IP5000 aan voor een naadloze manier van vergaderen over internet.
Softphone applicaties via USB
Met de USB aansluiting kunt u uw PC verbinden aan de conferentietelefoons. Op deze manier zal u via internet een web conferentie kunnen houden als u gebruik maakt van Softphone applicaties.
De meeste vergadertelefoons zijn zo gemaakt dat zij compatibel zijn met de vaakst voorkomende unified communications of UC applicaties zoals bijvoorbeeld Cisco WebEx, Google Chromebox, X-Lite, etc..
U kunt bijvoorbeeld bij Revolabs (Yamaha) nagaan of de compatibiliteit native is, of er via de webinterface eerst bepaalde instellingen gedaan moeten worden.
Voor gebruik van een vergadertelefoon met Skype For Business bestaat er vaak een “MS” uitvoering van hetzelfde product. Dit houdt in dat de vergadertelefoon geoptimaliseerd is voor Skype For Business, en helemaal is voorgeprogrammeerd om meteen te werken.
Wij raden de FLX UC 500 speakerphone aan van Revolabs, voor een uitstekende geluidskwaliteit, garantie, en compatibiliteit met UC applicaties.
Draadloos
Als u het liefst gebruik wilt maken van een draadloze verbinding voor uw conferentietelefoon, dan kan dit via Bluetooth, NFC, Android etc. Het voordeel van draadloze conferentietelefoons is dat u geen gedoe hebt met kabels die in de weg kunnen zitten in de vergaderkamer. Het nadeel van deze telefoons is dat ze regelmatig opgeladen moet worden, echter kunnen ze zonder problemen een hele conferentie mee gaan met een opgeladen batterij.
Via Bluetooth kunt u uw smartphone verbinden aan de conferentietelefoon. Sommige telefoons maken hierin gebruik van NFC (Near Field Communications). NFC wordt gebruikt om uw smartphone gemakkelijk te koppelen aan de conferentietelefoon. Dit gebeurt simpelweg door uw NFC-geschikte smartphone boven het NFC logo op het apparaat te houden terwijl het Bluetooth lampje knippert. Dit voorkomt ook dat telkens wanneer u voorbij de vergaderruimte wandelt, de conference phone verbinding maakt met uw mobiel.
Wij raden de Konftel 300Wx Draadloze Vergadertelefoon aan voor IP, USB en draadloze verbindingen.
Grootte van de ruimte
Het is verstandig om goed te kijken in wat voor ruimte u de vergadertelefoon gaat plaatsen. Niet alleen de grootte van de ruimte is belangrijk, maar ook de afstand tot de deelnemers en het materiaal wat er in de ruimte aanwezig is. Dit kan er namelijk voor zorgen dat er geluid gedempt wordt of dat er juist een echo ontstaat. Gaat u de vergadertelefoon in een boardroom plaatsen, dan raden wij u aan om een type vergadertelefoon te kiezen welke uitbreidbaar is met een microfoon set, voor het geval dat het toestel niet toereikend is.
Klein
Kleine vergaderruimtes kunnen thuiskantoren, kleine kantoortjes of een kleine vergaderzaal zijn. Door de kleine omvang van de kamer bevinden de deelnemers zich dichtbij de microfoon en luidspreker. Hierdoor levert en krijgt u gegarandeerd uitstekende geluidskwaliteit. De Poly VoiceStation 300 Analoge Vergadertelefoon is de ideale oplossing voor kleine vergaderruimtes, met een 360° microfoonbereik tot 2 meter. |  |
Middelgroot
Middelgrote vergaderruimtes, de huddle rooms, zijn de vaakst voorkomende vergaderruimtes in bedrijven, van ongeveer 3 op 6 meter. Aangezien de ruimte beperkt is, en tijdens videovergaderingen mensen dicht op het display zitten, wordt er speciale technologie ontwikkeld voor de huddle rooms te optimaliseren. De Poly Realpresence Debut is de ideale all-in-one oplossing voor videoconferencing in middelgrote ruimtes. Enkel audio? Kijk dan zeker eens naar de Poly Realpresence Trio 8500! |  |
Groot
Voor een grote vergaderruimte kunt u simpelweg een conference phone met uitbreidingsmicrofoons gebruiken. Wilt u dit bovendien draadloos kunnen doen, en gebruik maken van een Android besturingssysteem? De nieuwe vergadertelefoon van Yealink CP960 voldoet helemaal aan deze vereisten. |  |
Verschil met speakerphones
Vaak ontstaat er enige verwarring omtrent het verschil tussen een speakerphone en een conferentietelefoon. Wat is een speakerphone dan precies? Een speakerphone verbindt u aan uw PC, tablet of smartphone via Bluetooth of een USB kabel en wordt gebruikt voor softphone apps zoals Skype for Business. Speakerphones worden gebruikt voor audioconferenties en zijn geschikt voor zowel groepen als privégesprekken. Met een speakerphone kunt u dus zelf niet uitbellen, deze brengt enkel audio en microfoon samen. Ideaal dus voor wie gebruik maakt van UC communication platforms.
De Poly Calisto raden wij aan als u gebruik wilt maken van een speakerphone in kleine vergaderruimtes. Hiermee belt u eenvoudig via laptops, smartphones en tablets.
De Jabra Speak 810 raden wij aan als u op zoek bent naar een speakerphone voor grote vergaderruimtes. Deze speakerphone registreert geluid van alle richtingen en de ingebouwde zoommicrofoon legt de focus op de stem van de spreker voor optimale stemhelderheid. Een uitgebreide review over de Jabra Speak 810 kunt u hier vinden.
